Cuando una empresa se plantea cuánto cuesta un CRM a medida, casi siempre llega con dos cifras en la cabeza: lo que le están pidiendo por desarrollarlo y lo que paga (o pagaría) al mes por un CRM de suscripción. Comparar esas dos cifras tal cual no lleva a ninguna parte, porque una es una inversión y la otra un alquiler. Esta guía explica qué compras exactamente, qué factores mueven el precio de verdad y cómo hacer la cuenta con tus propios números antes de decidir.
Vaya por delante lo honesto: nadie puede darte un número serio sin conocer tu proceso comercial. Quien te suelte un precio en la primera llamada, sin preguntar cómo vendes, está adivinando. Lo que sí puedes exigir siempre es un precio cerrado por escrito antes de que se escriba una línea de código.
Qué estás comprando cuando encargas un CRM a medida
Un CRM a medida no es «un CRM más barato». Es un programa construido sobre tu forma real de vender: tus fases, tus motivos de pérdida, tus tarifas, tus permisos y los informes que pide tu dirección. Por eso el coste no se parece al de una licencia: no pagas por usuario ni por módulo, pagas una vez por un desarrollo que después es tuyo.
En la práctica, un CRM propio suele incluir el embudo con tus etapas comerciales, la ficha única del cliente con todo su historial, la gestión de presupuestos, la entrada automática de los leads que llegan de tu web o de tus campañas, los permisos por rol y los informes de seguimiento. Todo eso lo detallamos en nuestro servicio de CRM a medida, y cuando el proceso se extiende a pedidos, stock o producción, se acerca más a un ERP a medida.
Los seis factores que mueven el precio
- El número de fases y de automatismos. No cuesta lo mismo un embudo de cinco etapas con tareas manuales que uno que asigna leads por zona, lanza recordatorios, avisa al responsable cuando una oportunidad se enfría y genera el presupuesto solo.
- Las integraciones. Es el factor que más se subestima. Conectar el CRM con tu facturación, tu centralita, tu ERP, tu tienda online o tus formularios web suma trabajo real, y depende mucho de si esos sistemas tienen una API decente o hay que buscar otra vía.
- La migración del histórico. Traer años de clientes, contactos y oportunidades desde hojas de cálculo o desde otro CRM casi nunca es «importar un Excel»: hay duplicados, campos que no existen y datos que hay que decidir si se conservan. Lo contamos con detalle en cómo migrar los datos a un software nuevo.
- Los permisos y la estructura del equipo. Un CRM donde cada comercial ve solo lo suyo, el jefe de equipo ve su zona y dirección lo ve todo es más trabajo que uno donde todos ven todo.
- Los informes de dirección. Un listado se resuelve rápido; un cuadro de mando con previsión de cierre, conversión por fase y comparativa entre comerciales es un módulo en sí mismo.
- El uso en movilidad. Si tus comerciales fichan la visita desde el móvil, en el cliente y a veces sin cobertura, eso cambia el diseño y el presupuesto.
Tres niveles de CRM y qué encarece cada uno
| Tipo de CRM | Para quién tiene sentido | Qué dispara el precio |
|---|---|---|
| CRM comercial sencillo | Equipos de 2 a 10 personas que hoy viven en Excel y correo y solo necesitan orden: clientes, oportunidades, tareas y seguimiento. | Poco. Lo que más suma es la migración del histórico y conectar los formularios de la web. |
| CRM con presupuestos y postventa | Empresas donde la venta no acaba al firmar: presupuestos versionados, pedidos, incidencias y renovaciones. | Las integraciones con facturación y la lógica de tarifas, descuentos y condiciones por cliente. |
| CRM + operación (cerca de un ERP) | Distribuidoras, industria y servicios donde la venta arrastra stock, rutas, producción o partes de trabajo. | El número de módulos conectados y el volumen de reglas de negocio propias de cada sector. |
Para situarte en cifras: en nuestros proyectos, el 80% se mueve entre 2.000 € y 6.000 €. Es un rango orientativo, no un presupuesto: el número exacto sale al definir el alcance, y por eso lo cerramos por escrito antes de empezar.
Pago único frente a cuota por usuario: haz la cuenta con tus números
Aquí está la comparación que de verdad decide. Un CRM de suscripción se paga por usuario y mes, y esa cuota sube cuando crece el equipo y cuando necesitas el plan superior para desbloquear una función concreta. La cuenta es sencilla y la puedes hacer hoy mismo:
cuota mensual por usuario × número de usuarios × 12 × los años que esperas usarlo
Supongamos un equipo de ocho personas con una cuota de 50 € por usuario y mes: son 4.800 € al año y 14.400 € en tres años, sin contar las subidas de precio ni el salto de plan. Pon tus propios números en esa fórmula y compáralos con un desarrollo que se paga una vez. No siempre gana el desarrollo a medida —si el equipo es de dos personas y el proceso es estándar, casi nunca—, pero a partir de cierto tamaño de equipo la diferencia deja de ser discutible.
Hay dos partidas más que conviene no olvidar en el lado de la suscripción: lo que cuesta adaptar tu proceso a un programa pensado para otros (horas de tu equipo, procesos que se hacen fuera del CRM, Excel paralelos) y lo que cuesta salir de ahí el día que decidas cambiar. Lo desarrollamos en CRM a medida frente a HubSpot o Salesforce y, en general, en software a medida frente a SaaS.
Cuándo no compensa un CRM a medida
No queremos venderte un desarrollo que no necesitas. Si tu equipo comercial es muy pequeño, tu proceso de venta es el estándar del sector y con un CRM de catálogo cubres el 90% de lo que haces, empieza por ahí. El desarrollo propio empieza a compensar cuando aparece alguna de estas señales:
- Pagas varias suscripciones distintas y los datos siguen sin hablarse entre ellas.
- Tu equipo trabaja «al lado» del CRM, en hojas de cálculo, porque el programa no refleja cómo vendéis.
- La función que necesitas solo existe en un plan muy superior que te obliga a pagar mucho más por todos los usuarios.
- Tu proceso comercial es parte de tu ventaja competitiva y meterlo en un molde genérico te hace peor.
Si te reconoces en varios puntos, merece la pena al menos pedir un presupuesto. Repasamos más señales en las señales de que tu empresa necesita software propio.
Cómo pedir el presupuesto para que el precio sea de verdad cerrado
La mejor forma de no llevarte sorpresas es llegar con el problema bien contado, no con la solución. En lugar de «quiero un CRM», describe qué pasa hoy: cuántos comerciales sois, de dónde entran los contactos, qué pasos sigue una oportunidad hasta la firma, qué se hace después, con qué programas tiene que hablar y qué informe necesita dirección cada mes.
Con eso encima de la mesa, un buen presupuesto debe dejar por escrito el alcance detallado, el precio cerrado, el plazo, la propiedad del código y qué pasa con el mantenimiento. Tienes la versión larga en cómo pedir un presupuesto de software. Y un consejo que ahorra dinero: separa lo imprescindible de lo deseable. Una primera versión más pequeña que se usa desde el mes que viene vale más que un proyecto enorme que tarda medio año en arrancar.
Preguntas frecuentes
¿Un CRM a medida tiene cuota mensual?
El software no. Pagas el desarrollo una vez y el programa es tuyo, sin licencias ni coste por usuario cuando entra gente nueva en el equipo. Lo único que se paga cada mes son los servicios externos que tú decidas contratar (servidor, dominio, envío de correos, servicios de IA), que van a tu nombre y cuyo importe conoces de antemano. El mantenimiento evolutivo, si lo quieres, se acuerda aparte y es opcional.
¿Cuánto se tarda en tener el CRM funcionando?
Un CRM a medida suele estar en producción en semanas, no en meses. Trabajamos en sprints semanales con una demo funcionando cada semana, así que no esperas al final para ver nada: pruebas la herramienta con tu equipo mientras se construye y corriges el rumbo a tiempo, que es cuando corregir sale barato.
¿Se puede empezar por una parte y ampliar después?
Es lo que recomendamos casi siempre. Se arranca con el núcleo —clientes, oportunidades y seguimiento— y se amplía luego con presupuestos, postventa, informes o automatizaciones según lo que el uso real demuestre que hace falta. Cada ampliación se presupuesta también con precio cerrado, así que decides con calma y sin comprometerte a todo de golpe.
¿De quién es el código del CRM?
De tu empresa, al 100%. Entregamos el código fuente completo y todos los accesos al terminar. Si algún día quieres seguir con otro equipo o con un desarrollador propio, puedes hacerlo sin pedirnos permiso ni pagar rescate por tus propios datos.
En resumen
El precio de un CRM a medida depende sobre todo de las integraciones, de la migración del histórico y de cuánta lógica propia tiene tu forma de vender. Haz la cuenta de la suscripción a tres años con tus usuarios reales, compárala con un desarrollo que se paga una vez y decide con los dos números delante. Si quieres ese segundo número aplicado a tu caso, cuéntanos cómo vendéis y te damos un presupuesto cerrado por escrito, sin compromiso; también puedes ver cómo enfocamos el desarrollo de software a medida o escribirnos a hola@fastia.es.