En casi todo taller con un ERP instalado conviven dos verdades: la del programa, que dice lo que debería haberse fabricado, y la del Excel del jefe de producción, que dice lo que pasó. Un software de producción a medida no existe para añadir pantallas, sino para que esas dos verdades sean la misma y nadie tenga que reconciliarlas a mano a fin de mes.
La orden de fabricación: los campos que casi nunca están
En muchos ERP estándar la orden de fabricación es un número, un artículo, una cantidad y una fecha. Con eso se lanza producción, pero no se sabe qué ha costado. Una orden útil necesita al menos:
- Origen: si nace de un pedido de cliente concreto, de una previsión o de reposición. Sin ese enlace nadie responde a «¿qué orden lleva el pedido del cliente que está llamando?».
- Cantidad lanzada, buena, rechazada y retrabajada, por separado. Si solo existe «cantidad fabricada», la merma desaparece del sistema y reaparece como descuadre de inventario.
- Estado por operación, no solo de la orden: en curso, parada por falta de material, pendiente de calidad, cerrada. Con lista cerrada de motivos de parada, porque un motivo en texto libre no se puede agrupar.
- Versión del escandallo con la que se lanzó. Es el campo que más se olvida y el que más discusiones evita seis meses después.
Y un detalle que decide si el sistema se usa: la orden debe poder modificarse después de lanzada, porque en planta se cambian cantidades y se sustituyen materiales. Si el modelo la asume inmutable, hay que anular y relanzar, y ahí empieza el papel.
El escandallo no es una lista, es una lista con versión
El escandallo parece la parte fácil y es donde más proyectos se tuercen. Dos decisiones lo condicionan casi todo, y una tercera se olvida: decidir qué semielaborados son artículo con stock propio y cuáles son solo pasos internos de una orden.
Versionado
Un escandallo cambia: otro proveedor, otro espesor, un componente que se elimina. Si el sistema guarda una sola versión y la sobrescribe, el coste de las órdenes antiguas se recalcula solo, hacia atrás, y el histórico deja de servir. Cada orden debe congelar su versión, y cada versión llevar fecha de vigencia.
Mermas y unidades
Hay que separar la cantidad neta que lleva el producto de la que se consume contando recortes, despuntes o pérdidas de proceso. Y resolver las unidades: se compra en kilos, se consume en metros y se vende por unidad. Si las conversiones no están en el modelo de datos, acaban en una columna de Excel.
Consumos de material: lo teórico, lo real y la diferencia
El consumo teórico lo calcula el escandallo; el real lo determina lo que sale del almacén. La diferencia entre ambos es la información más valiosa que da un programa de órdenes de fabricación, y la que ningún sistema mal montado sabe explicar.
Para que signifique algo, el consumo se registra cuando ocurre, contra la orden concreta y con su lote. Imputado a fin de mes por diferencia de inventario, el dato ya no es de producción: es contable, llega tarde y no corrige nada. Registrar en el momento es lo que convierte la trazabilidad en una consulta de segundos y no en una tarde de albaranes.
Órdenes de compra atadas a la orden de fabricación
En taller a medida buena parte del material no está en stock: se compra para una orden concreta. El sistema tiene que enlazar líneas de órdenes de compra con la orden que las necesita, guardar la fecha confirmada por el proveedor y avisar cuando se mueve, porque arrastra la entrega al cliente. Sin ese enlace, comercial promete plazos sobre stock ya comprometido; ese solape lo tratamos en gestión de pedidos y stock.
Horas imputadas: el dato más caro de conseguir
Las horas son la mitad del coste de una orden y casi siempre el dato peor capturado. Una imputación útil lleva operario, orden, operación, máquina, inicio y fin. Después vienen las decisiones incómodas, que no son técnicas sino de negocio:
- El tiempo de preparación de máquina: ¿se imputa entero a la orden o se reparte?
- Qué pasa cuando un operario atiende dos órdenes a la vez en dos máquinas.
- Si se separan horas de máquina y de persona, que con control numérico casi siempre conviene.
- Qué hacer con el retrabajo: mezclar esas horas con las buenas oculta el problema que quieres ver.
La captura tiene que costar segundos: órdenes del turno filtradas, dos toques para empezar y parar, y uso sin conexión, porque la cobertura de una nave es la que es. Si fichar cuesta más que apuntarlo en una hoja, gana la hoja.
Qué se captura en cada punto del proceso
Conviene dibujar esta tabla con la operativa real antes de programar nada: cada fila sin responsable y sin momento concreto es un hueco que rellenará una hoja de cálculo.
| Momento | Dato que se captura | Quién registra | Qué se rompe si falta |
|---|---|---|---|
| Recepción de material | Cantidad, lote de proveedor, ubicación, certificado | Almacén | Sin trazabilidad hacia atrás ni coste real de compra |
| Lanzamiento de la orden | Versión de escandallo, reserva de material, fecha comprometida | Producción | El coste cambia solo al tocar la lista de materiales |
| Salida a planta | Consumo real por lote y por orden | Almacén u operario | El stock miente y la merma sale en el inventario |
| Ejecución | Horas por operación, cantidad buena y rechazada, motivo | Operario | Sin coste de mano de obra ni capacidad medida |
| Cierre de la orden | Alta del acabado con su lote, desviaciones | Producción | No se compara coste previsto con coste real |
| Expedición | Lote servido, albarán, cliente | Administración | Ante una incidencia no se acota el lote afectado |
Por qué siempre aparece un Excel paralelo
El Excel de producción no nace por pereza, sino porque el ERP estándar deja huecos que alguien tiene que tapar ese mismo día. Y los huecos se repiten de taller en taller:
- El ERP modela la orden, pero no la excepción: el cambio de material a media producción, el pedido que se parte, el cliente que adelanta la mitad.
- La planificación no está, se paga como módulo aparte o es tan rígida que el encargado prefiere su cuadrícula de semanas y máquinas.
- Faltan campos del oficio: número de colada, medida real, tratamiento, acabado, plano y revisión. Meterlos en observaciones es como no tenerlos.
- Los informes no son los que se necesitan, así que se exporta y se monta la tabla dinámica de siempre.
- Licencias por usuario: si cada operario cuesta al mes, se comparte un usuario o se registra en papel.
El Excel no se elimina prohibiéndolo: desaparece cuando la capa a medida cubre exactamente eso —excepciones modeladas, carga por máquina y semana, los campos del sector como campos de verdad e informes hechos a la pregunta que hace el gerente—. Esa capa puede vivir encima del ERP que ya tienes, vía API o base de datos, o formar parte de un ERP a medida completo; rodearlo o sustituirlo lo desarrollamos en ERP a medida para industria.
Por dónde empezar
No se empieza comparando productos. Se empieza cogiendo una orden cerrada del mes pasado y reconstruyendo, solo con lo que hay en el sistema, cuánto material llevó, cuántas horas y qué pasó con las piezas malas. Lo que haya que buscar en un cuaderno, un correo o la memoria de alguien es el alcance del proyecto.
Después el orden es casi siempre el mismo: captura en planta de horas y consumos de una sección, porque alimenta lo demás; luego escandallo con versiones y coste real por orden; y al final planificación e informes, que ya se apoyan en datos fiables. Cada fase entra en producción antes de abrir la siguiente. Así trabajamos el software a medida en FastIA: por fases, con precio cerrado por escrito, trato directo con quien programa y el código fuente en manos del cliente, sin cuotas mensuales.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar el ERP para controlar la producción?
Normalmente no. Si la contabilidad y la facturación funcionan y el ERP ofrece API o acceso a su base de datos, lo sensato es construir encima la capa de producción y sincronizarle altas de acabado, consumos y albaranes. Sustituirlo entero compensa cuando no hay integración posible.
¿Y si nuestros escandallos cambian en cada pedido?
Es lo habitual en taller a medida y no es un impedimento: se trabaja con escandallo plantilla más escandallo de la orden, de forma que cada orden guarda su lista con los cambios de ese pedido. Lo que no funciona es meter esa variabilidad en un producto pensado para fabricación repetitiva.
¿Los operarios van a registrar las horas?
Solo si registrar cuesta menos que no hacerlo. Por eso la pantalla de planta se diseña con ellos: órdenes del turno filtradas y botones grandes. Cuando el operario ve que el parte le evita que le pregunten tres veces al día por dónde va, deja de ser una imposición.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La primera fase útil —normalmente horas y consumos de una sección— se mide en semanas, no en meses, porque se acota a un proceso concreto. Cada fase lleva su plazo y su precio por escrito antes de empezar.
Si reconoces tu taller aquí —ERP para facturar, Excel para producir y una hoja por máquina—, coge una orden cerrada e intenta reconstruirla. Cuéntanos qué te falta y te diremos con franqueza si se resuelve configurando lo que ya tienes o si compensa construir algo propio: pide presupuesto sin compromiso y lo vemos sobre tu operativa real.