Si tienes un negocio en España seguramente has oído hablar de dos obligaciones nuevas casi al mismo tiempo: Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas. Se mencionan juntas tan a menudo que mucha gente acaba pensando que son la misma cosa. No lo son, y confundirlas puede hacer que te prepares para lo que no toca.

En este artículo nos centramos solo en la factura electrónica obligatoria B2B: qué es, a quién afecta, qué plazos hay previstos y qué decisiones tendrás que tomar si vendes a otras empresas o autónomos.

Factura electrónica B2B vs. Verifactu: no es lo mismo

Son dos normas distintas que resuelven problemas distintos:

  • Verifactu regula el software con el que generas tus facturas: exige que el programa cumpla unos requisitos técnicos para que los registros no se puedan manipular, y que esos registros queden a disposición de Hacienda. Es, en esencia, una relación entre tu empresa y la Agencia Tributaria.

  • La factura electrónica obligatoria regula el formato y el canal por el que envías la factura a tu cliente (otra empresa o autónomo), y añade algo nuevo: el acuse de recibo, es decir, constancia de cuándo la ha recibido y, en algunos casos, de si la ha aceptado o rechazado y cuándo se ha pagado. Aquí la relación es entre emisor y receptor, no directamente con Hacienda.

    • Dicho de otra forma: Verifactu te dice cómo tiene que ser el programa que usas; la factura electrónica obligatoria te dice cómo tiene que viajar la factura hasta tu cliente. Puedes tener que cumplir las dos, cada una con su calendario y sus requisitos propios.

    ¿A quién afecta y cuándo?

    Esta obligación nace de la Ley Crea y Crece y de su desarrollo reglamentario, con un calendario que se aplica de forma escalonada según el tamaño de la empresa. A grandes rasgos, lo que se ha ido anunciando es:

  • Primero entrará en vigor para las empresas de mayor facturación.

  • Más tarde se extenderá al resto de empresas, pymes y autónomos, con un plazo adicional para adaptarse.

    • Las fechas concretas han ido moviéndose a medida que se publicaba la normativa de desarrollo, así que lo más prudente es no fijarse una fecha exacta de memoria y comprobar el calendario vigente en el BOE o con tu asesoría cuando se acerque el momento de actuar. Lo que sí puedes dar por hecho es que llega por fases y que cuanto más grande sea tu empresa, antes te tocará.

    Qué cambia realmente para tu empresa

    Si hoy ya emites facturas en PDF o en papel a tus clientes empresa, estos son los cambios de fondo:

  • Formato estructurado. La factura deja de ser solo un documento "legible"; tiene que generarse en un formato que un sistema informático pueda leer e interpretar automáticamente (los formatos habituales en este tipo de normativas son estándares como Facturae o UBL, entre otros).

  • Canal de envío. No basta con mandar un correo con un archivo adjunto: la factura circula por un canal pensado para esto, que puede ser una plataforma privada, la de tu cliente, o una solución pública de facturación electrónica que el Estado va a poner a disposición de quien no tenga otra opción.

  • Acuse de recibo y estados. El sistema debe permitir registrar cuándo se ha recibido la factura y, según el desarrollo final de la norma, también su aceptación, rechazo o pago. Esto es nuevo frente a la factura en PDF de toda la vida.

  • Conservación y trazabilidad. Igual que ahora, pero con la particularidad de que el formato electrónico facilita (y por tanto exige) un seguimiento más fino del ciclo de vida de cada factura.

    • Si ya usas un ERP o un programa a medida

    Aquí está la buena noticia y la mala. La mala: si tu facturación depende de hojas de cálculo, plantillas de Word o un programa muy antiguo sin capacidad de ampliarse, probablemente necesites un cambio de herramienta, no solo un parche.

    La buena: si tienes un ERP, un programa de gestión o un software a medida, lo normal es que se pueda adaptar para generar el formato correcto, conectarse al canal que corresponda y guardar los acuses de recibo, sin tener que cambiar de sistema entero. La clave está en si quien te ha hecho (o te mantiene) ese software puede meterle mano con agilidad cuando el calendario definitivo esté claro, en vez de depender de un proveedor genérico que tarde meses en mover una ficha.

    Checklist para prepararte sin agobios

  • Identifica si vendes a otras empresas o autónomos (B2B) o solo a consumidor final (B2C), porque la obligación se centra en el primer caso.
  • Revisa con qué sistema generas hoy tus facturas y si tiene capacidad de evolucionar hacia un formato estructurado.
  • Pregunta a tu asesoría o gestoría por el calendario de aplicación según el tamaño de tu empresa, y revísalo en el BOE cuando se acerque tu plazo.
  • Si usas un programa a medida, habla con quien lo mantiene para planificar la adaptación con margen, no en el último mes.
  • No mezcles esta obligación con Verifactu en tu planificación: son dos proyectos distintos, aunque convenga abordarlos a la vez si vas a tocar el mismo software.
  • Evita decisiones precipitadas de "cambiar de programa ya": muchas veces la solución es adaptar lo que tienes.

    • Nuestra recomendación

    No hace falta salir corriendo a comprar un software nuevo en cuanto se habla de esto. Lo que sí conviene es entender bien qué te va a tocar cambiar y empezar a hablarlo con quien te lleva la facturación con tiempo de sobra, para no acabar adaptándolo todo en las últimas semanas antes de que entre en vigor tu plazo.

    En FastIA trabajamos con software a medida con precio cerrado desde el primer día, sin cuotas mensuales y con el código siendo siempre tuyo. Si tienes un programa de facturación propio y quieres saber qué implicaría adaptarlo a esta normativa (o a Verifactu, que es otra historia distinta), pide presupuesto sin compromiso y hablamos directamente con quien lo va a programar.