Si tu empresa factura en España con cualquier programa —un software de gestión, un ERP, una herramienta a medida o una hoja de cálculo con plantillas— Verifactu te afecta. Y no es una obligación de enviar facturas a Hacienda: es una obligación sobre el programa con el que las emites. Ahí está la confusión que más veces nos encontramos en las primeras reuniones.
Además, el calendario acaba de moverse. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa anunciando su intención de aplazar las obligaciones pendientes del Real Decreto 1007/2023 hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Conviene decirlo con precisión, porque hay mucho ruido: ese aplazamiento es, a día de hoy, un anuncio y no una norma. Mientras no se publique en el BOE, las fechas que obligan legalmente siguen siendo las de 2027.
Qué exige Verifactu exactamente
Verifactu es el nombre coloquial del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, desarrollado por la Orden HAC/1177/2024). Lo que regula es cómo debe comportarse tu programa de facturación, y se resume en cuatro ideas:
- Un registro por cada factura. De alta por cada factura expedida y de anulación cuando procede, en XML y con la estructura que define la AEAT.
- Encadenamiento y huella. Cada registro incorpora una huella («hash») que incluye la del anterior, así que todos quedan en una secuencia verificable del primero al último.
- Inalterabilidad. Un registro creado no se puede modificar sin que el sistema lo detecte y avise. Corregir o anular no es reescribir: es añadir un registro posterior dejando intacto el original.
- Conservación y QR. Registros accesibles y legibles, con procedimiento de exportación a almacenamiento externo, y código QR de cotejo en todas las facturas, completas y simplificadas.
Hay un requisito que sorprende a mucha gente: todo sistema debe tener la capacidad técnica de remitir los registros a la AEAT, aunque luego no los remita. La capacidad es obligatoria; el envío, no.
Las fechas: lo que obliga hoy y lo que se ha anunciado
La redacción vigente del reglamento (dada por el Real Decreto-ley 15/2025) fija dos plazos: antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2027 para el resto —autónomos en IRPF con actividad económica, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas—.
Esas son las fechas del BOE. Encima está el anuncio del 5 de octubre, cuya propia nota aclara que las exigencias de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad «se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes». Traducido: el fondo técnico no se cae, como mucho se retrasa. Ya van dos prórrogas publicadas en el BOE —la obligación empezó siendo julio de 2025— más esta tercera anunciada, y quien usó las anteriores como excusa para no hacer nada se ha encontrado tres veces con el mismo trabajo pendiente.
¿Te aplica a ti?
El reglamento alcanza a quien desarrolle una actividad económica y use un sistema informático para facturar, aunque sea solo para parte de su actividad. Quedan fuera, principalmente, quien está en el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA —las dos normas son excluyentes entre sí—, quien tiene domicilio fiscal en territorio foral (País Vasco y Navarra, donde rige TicketBAI) y las entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades. En cambio Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro, con las especialidades del IGIC y del IPSI: es una duda que aparece siempre y la respuesta suele sorprender.
VERI*FACTU o no VERI*FACTU: la decisión que cambia el proyecto
Aquí está la elección técnica de fondo, y casi nadie la explica. Cumplir el reglamento no obliga a enviar nada a Hacienda: se puede cumplir de dos maneras, y la que eliges cambia bastante el trabajo de desarrollo.
| Sistema VERI*FACTU | Sistema no verificable | |
|---|---|---|
| Envío de registros a la AEAT | Sí, todos, automático e inmediato | No |
| Huella encadenada | Obligatoria | Obligatoria |
| Firma electrónica de cada registro | No hace falta | Sí (XAdES con certificado cualificado) |
| Registro de eventos del sistema | No hace falta | Sí, con resúmenes periódicos |
| Cumplimiento de los requisitos | Se presume «por diseño» | Debe acreditarse |
| Leyenda en la factura | «VERI*FACTU» o «Factura verificable…» | Solo el QR |
| Copia de registros a requerimiento | No se le puede exigir | Sí |
La conclusión es clara: la modalidad VERI*FACTU es bastante más sencilla de construir y de mantener. Te ahorras la firma electrónica de cada registro y todo el subsistema de eventos con sus alarmas, que no es una parte pequeña del desarrollo. A cambio, los registros viajan a Hacienda. Y un detalle práctico: la opción te vincula al menos hasta el 31 de diciembre de ese año natural.
Si tu programa de facturación es a medida
Es la pregunta que más nos llega, y la respuesta corta es que sí, un desarrollo a medida puede cumplir Verifactu perfectamente. El reglamento no distingue entre software comercial y software hecho para una sola empresa: no hay régimen especial, ni mejor ni peor.
Lo que sí cambia es quién responde. La norma gira alrededor de la figura del «productor» del sistema, que es quien debe emitir una declaración responsable certificando que el programa cumple. Con un producto de mercado, el productor es el fabricante. Si tu empresa lo desarrolla internamente, tu empresa es el productor y le toca certificarlo. Y si lo desarrolla un proveedor para ti, conviene dejar por escrito en el contrato quién emite esa declaración y quién la mantiene en cada versión: es un documento que debe estar accesible dentro del propio programa y actualizarse con cada versión nueva.
Dos aclaraciones, porque circula bastante información equivocada:
- No hay homologación previa ni registro ante la AEAT: es autocertificación del productor. No existe ninguna lista oficial de «programas homologados para Verifactu»; la que sí publica la AEAT es de digitalización certificada, que es otra cosa.
- Personalizar un producto estándar no obliga a certificar de nuevo, salvo que la personalización altere cómo el programa implementa los requisitos del reglamento.
En la práctica, cuando una empresa ya tiene su operativa en un ERP a medida o en un sistema propio, sale más limpio integrar la facturación conforme dentro de ese sistema que mantener dos programas y conciliarlos. Si lo que necesitas es solo la pieza de facturación, tenemos un programa de facturación a medida con precio cerrado.
Qué pasa si no cumples
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria distingue dos situaciones, las dos infracción grave:
- Usar (tener) un sistema no conforme: 50.000 € por ejercicio. La AEAT ha aclarado que la mera tenencia de un sistema de facturación no adaptado, pasada la fecha que te corresponda, ya constituye la infracción.
- Fabricar o comercializar software no conforme: 150.000 € por ejercicio con ventas y por cada tipo de sistema; 1.000 € por cada programa comercializado sin el certificado exigido.
Las cuantías son por ejercicio o por sistema, nunca por factura. Y hay una contrapartida relevante: quien factura con un sistema debidamente certificado no responde de su mal funcionamiento, porque esa responsabilidad es del fabricante. Razón de más para tener clara la declaración responsable.
Qué hacer ahora
Comprueba si te aplica y pregunta por escrito a tu proveedor si su programa tiene declaración responsable y de qué versión: si la respuesta es vaga, ya sabes por dónde empezar. Lo que no recomendamos es rehacer la facturación con prisas. Si el aplazamiento se confirma ganas margen para hacerlo bien: a contrarreloj sale un parche, con tiempo sale una facturación que encaja con tu empresa y que puedes automatizar de verdad.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu obliga a enviar todas mis facturas a Hacienda?
No. Obliga a que tu programa pueda enviarlas y a que genere registros encadenados e inalterables. Enviarlos es voluntario: es lo que convierte al sistema en VERI*FACTU, y a cambio te libra de firmar electrónicamente cada registro y del registro de eventos.
Si facturo con Excel o con plantillas de Word, ¿me afecta?
El reglamento se aplica a quien usa un sistema informático de facturación, y una hoja de cálculo que admite datos, los conserva y los procesa encaja en esa definición. Dicho claramente: una plantilla de Excel no cumple Verifactu ni puede adaptarse para cumplirlo.
¿Es más caro cumplir con un desarrollo a medida?
No necesariamente: depende de cómo pagues. Un producto de mercado reparte el coste de cumplimiento entre miles de clientes, pero te lo cobra como cuota mensual indefinida. Un desarrollo a medida se paga una vez y el código es tuyo.
Con el aplazamiento anunciado, ¿puedo esperar a 2028?
Puedes esperar a decidir, no a enterarte. A fecha de hoy la norma vigente sigue siendo 2027 y el aplazamiento no está en el BOE. Y la nota de Hacienda avanza que las exigencias técnicas se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes, así que el trabajo no desaparece.
¿Lo vemos con tus números delante?
Si no sabes si tu programa actual cumple, cuéntanos cómo facturas hoy. Te diremos con honestidad si te basta una herramienta de mercado o si tiene sentido un desarrollo a medida, con precio cerrado por escrito y el código a nombre de tu empresa.
Artículo basado en la normativa y los anuncios oficiales disponibles a 6 de octubre de 2026. Verifactu lleva tres cambios de calendario: conviene confirmar las fechas en la sede electrónica de la AEAT antes de tomar decisiones.